Agora é hora de captar recursos para a realização do evento. Sendo assim, para ter apoio de patrocinadores e suas cotas é importante que sejam oferecidos benefícios que agradam o interesse de cada um deles.
Esses benefícios são formas distintas de expor a marca dos patrocinadores com a divulgação em rádio, televisão, mídia impressa, ou mesmo envio de convites e folders. No próprio evento, a marca pode aparecer em banners e folhetos a distribuir, ou painéis eletrônicos, telas projetadas, blocos de anotações, sorteio e brindes.
Algumas estratégias são boas para o sucesso do evento. As ações pós-evento, devem ter início antes, durante sua execução e após seu término, na intenção de obter uma fonte rica de dados sobre os convidados. De acordo com o interesse do patrocinador e as possibilidades do promotor, o envio de materiais antes do evento garante uma integração melhor dos participantes, assim como promover, após o evento, uma continuidade às discussões, resultados e torneios.
As atividades antes, durante e após, o gerenciamento dos negócios e a manutenção dos clientes, vai depender de uma boa estrutura e um bom planejamento da equipe promotora.
O cálculo do custo do evento deve ser estimado por 80% do custo levantado e 20% dos imprevistos. São inúmeros os gastos que se relacionam com o evento, temos: locação do espaço, infra-estrutura, palestrantes, filmagem, divulgações, decoração, etc.
Hoje em dia os eventos acontecem com maior freqüência, por isso há uma busca pela vantagem competitiva, promovendo a diferenciação nos serviços, atendimento e imagem. O cálculo é baseado no preço a definir, a margem pretendida e os custos estimados.
Quanto ao patrocínio, podemos ter apenas um ou mais patrocinadores. Cabe ao promotor estabelecer os valores a receber, se igualmente a todos ou diferenciando a cada um, de acordo com o porte da empresa.
O resultado das definições de tema central, missão e objetivos explicam o conceito de evento. Temos o tema como identificação do evento, é ele que faz referência à idéia proposta e que poderá garantir o sucesso da venda. A missão é o conceito principal, e disponibiliza um parâmetro para aqueles que irão trabalhar no evento. Já o objetivo é o que se espera como resultado, segmentando-o por principal e secundário. Por isso é importante que estejam claras essas definições para que haja o interesse do patrocinador pelo evento.
A identificação do público revela a cara do evento, pois é a partir da expectativa do número de participantes e segmentação desse público, pessoas físicas ou jurídicas, que se define a forma de divulgação e a característica desse evento baseada na expectativa dos participantes.
Para isso, procura-se a melhor época para a realização, datas de outros eventos concorrentes, sazonalidade, atividades desenvolvidas de acordo com o objetivo e local. Este último tem que ter a cara do evento, analisando o custo benefício, sua infra-estrutura e serviços.
O evento pode contar com palestras, reuniões, entretenimentos (show, coquetéis, internet, atividades esportivas, etc) e estandes para exposição e venda.
E para que fique ainda mais organizado disponibilizar um programa com a data, horário, local conteúdo e atividades relacionadas.
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