Eventos - Capítulo VII

"Desenvolvimento de um plano de ataque"

O estudo do suspect significa conhecer o perfil das empresas,seus objetivos de marketing, suas estratégias de eventos e o seu orçamento destinado a eventos.Logo, estes itens fazem parte de um plano de ataque.

O entendimento do processo decisório de compra sob a perspectiva de cada suspect é um dos processos mais complexos na venda de um evento. Este processo está interligado com as seguintes perguntas:

• que papel cada pessoa da empresa desempenha?
• qual o fluxo de decisão?
• quando elas decidem?

Após a analisar todos os itens acima o vendedor já têm todas as informações necessárias para iniciar a sua ação comercial com seus suspects, de forma personalizada.

Quando o vendedor não conhece o profissional que será abordado é necessário estabelecer um plano de entrada efetivo para cada contato dentro da empresa com os seguintes aspectos:

• Contato-target;
• Objetivo da abordagem ;
• Forma de abordagem;
• Mensagem;
• Plano da conversa.

Os recursos de comunicação utilizados pelo vendedor para contatar formalmente a empresa-target pode ser caracterizado como “campanha”.

Normalmente, os recursos utilizados nas campanhas de venda de um projeto de evento são:

• e-mail de apresentação;
• envio de material;
• evento de lançamento;
• telegrama;
• campanha de mídia;
• e-mails seqüenciais.

Acontece: Palestra sobre Cachaça

É líquido dentro do vidro e conhecimento dentro da cabeça!

No dia 12 de maio foi realizado a palestra sobre a cachaça, sua história e o que isso trouxe para o turismo.
A palestrante Grazielle apresentou seus projetos, metas e programa de inclusão da comunidade de Nova União, onde situa a fazenda produtora da cachaça Cermana.

Frase da palestrante:

"Parabéns pela iniciativa. Nós, do setor de cachaça, e eu, sendo do Turismo também, sinto grande honra em poder fazer parte de iniciativas como estas, porque acredito e sempre acreditei que a Cachaça Mineira e o Turismo podem ser grandes aliados, basta apenas esta percepção! Podem sempre contar comigo!"

Roteiro com Cachaça, Açucar e Limão

Fotos no dia da palestra:

Palestrante Grazielle Silva


Convidados


Convidados


Ganhadores dos brindes: Cachaça Germana e entradas grátis na Fazenda


Grupo Cultura Engarrafada e Grazielle

Eventos - Capítulo VI

"Planejamento da venda"

Baseado no livro de Maria Giacaglia.

A venda do projeto envolve três fases importantes para seu sucesso, que são: o treinamento, que engloba experiência na “aquisição” de patrocínio, estudo do mercado e estudo do projeto; elaboração de material de apoio no qual tem-se a apresentação institucional, o conceito do evento, dados que justificam o evento, público-alvo, formato, cotas, benefícios e valores.

O plano de ataque é constituído de estudos dos suspests, dos processos decisórios, abordagens personalizadas e campanhas personalizadas.

É necessário que o vendedor se prepare adequadamente como uma forma de treinamento antes de concretizar a venda.

O vendedor do projeto deve conhecer a posição dos possíveis investidores para se posicionar em relação a venda do projeto,sendo preciso estudar e se atualizar constantemente, como também conhecer bem seu produto.

Após a estruturação do projeto o promotor deverá elaborar um documento, de forma profissional, podendo ser impresso, redigido em world; slides em power point; folheto ou revista própria, e devem constar algumas informações relevantes como: apresentação institucional da empresa promotora, conceito do evento, justificativa, público-alvo e perfil dos convidados, formato do evento,cotas de patrocínio, benefícios e valores e outras informações que fazem toda a diferença para a apresentação do projeto do evento.

A apresentação institucional da empresa promotora, deverá mostrar o histórico da empresa para justificar a abertura do negócios. A empresa deve demostrar, por meio de experiências bem sucedidas que ela está apta a executar o evento. Sendo que, as empresas com um bom histórico e experiência em organização e promoção de eventos terão maiores chances de atrair a atenção do leitor do projeto.

Após a apresentação de sua história, é necessário deixar claro qual é o conceito principal do evento, como definição do tema central, da missão, do objetivo principal do evento, dos objetivos secundários e do público-alvo.
A justificativa do evento deve conter dados que serviram de apoio ao promotor do evento no processo de geração, seleção e teste de idéias para comprovar aos patrocinadores a relevância do evento.

A apresentação do publico-alvo e perfil dos convidados deve ser feita de maneira rápida, contendo as características dos participantes a serem convidados.
O formato do evento oferece a oportunidade do promotor viabilizar uma ação personalizada, edeve ser feita de maneira que o patrocinador se sinta “dentro do evento”, deverá conter informações como o local, a data, as atividades previstas, os palestrantes e o programa.
O documento de cotas de patrocínio, benefícios e valores deve fornecer informações claras e abrangentes com todos os benefícios oferecidos pelo promotor do evento. Quando se divulga o valor, os níveis e o número de cotas do patrocínio nada mais podem ser alterados, em nenhuma hipótese.

As condições de pagamento do valor de patrocínio são parceladas com reserva antecipada, pagamento à vista com desconto, duas parcelas iguais sendo a primeira na assinatura do contrato e a segunda após o evento e parcelado conforme negociação dos prazos.
O promotor pode estruturar seu projeto através de duas formas, um projeto padrão que atende todas as necessidades dos patrocinadores ou pode fazer um projeto único para as necessidades de cada patrocinador e é denominado "proposta única de valor". Sendo que o primeiro mais fácil e o segundo gera melhor melhores resultados.

A segunda forma, pode não conseguir atender todas as exigências dos patrocinadores, por exemplo, capacidade de ouvir, flexibilidade, criatividade, estrutura financeira ou planejamento comercial.

A divulgação dos patrocinadores com presença já confirmada em um determinado evento pode beneficiar a negociação com outras empresas. Para isso acontecer com sucesso é importante o promotor tomar alguns cuidados com os perfis semelhantes, empresas concorrentes e empresas parceiras.

Caso a empresa ainda não tenha fechado nenhum patrocínio, pode recorrer à divulgação dos nomes pretendidos e daqueles em fase de fechamento.

Eventos - Capítulo V

"Previsão dos resultados da arrecadação de recursos"

Baseado no livro de Maria Giacaglia.

Com a obtenção de informações sobre o valor total do evento, níveis de cota de patrocínios e objetivo do número e target de investidores, é possível simular resultados dos pacotes de patrocínio.

Há diferentes fases a serem seguidas pelo promotor na venda de um projeto. São elas:

Suspects: Empresa e investidores potenciais do universo target.
Prospects: Empresas e pessoas com as quais o vendedor do projeto obteve o primeiro contato.
Leads: Empresas e pessoas que responderam ao primeiro contato.
Leads qualificados: Empresas e pessoas prontas a receber uma proposta.
Oportunidades: Proposta emitida ao decisor do projeto.
Vendas: Contrato assinado.

É necessário também que o promotor tome algumas precauções como:

-> considerar os benefícios de cada nível, respeitando a regra custo-benefício
-> verificar se há universo de patrocinadores target suficiente para os cenários analisados
-> não utilizar muitas marcas
-> não criar dependência de um único patrocinador
-> realizar simulações

Eventos - Capítulo IV

"Identificação, seleção e priorização de provedores de recursos para a realização de eventos"

Baseado no livro de Maria Giacaglia.

O promotor deve fazer pesquisas para selecionar os possíveis patrocinadores e apoiadores para seu evento. Feito isso, serão escolhidos aqueles que melhor desempenharão este papel e que atenderá os interesses do promotor.

A obtenção de recursos para os eventos se torna cada vez mais difícil uma vez que os patrocinadores têm várias opções de escolhas para investir seu dinheiro. O patrocínio, além da ajuda financeira, projeta a imagem do evento e do promotor e melhora os resultados quando há parcerias. Mas apresenta algumas desvantagens quando ofusca a imagem do promotor ou viram concorrentes, quando apresenta muitas marcas ou há a dependência deste para os patrocinadores.

O patrocínio segundo as leis de incentivo fiscal é uma maneira das empresas abaterem seus impostos oferecendo à projetos culturais ou do Terceiro Setor. Temos também: Co-patrocínio, quando duas empresas compartilham uma cota de patrocínio promovido e organizado por um terceiro; Parceria, quando duas ou mais empresas que trabalham juntas no mercado, unem seus recursos complementares, pois visam os mesmos interesses e objetivos; e o Apoio, que disponibiliza recursos próprios, não-financeiros, porém necessários ao evento.

O objetivo desse patrocínio é a cobertura parcial ou total dos custos, sem intenção de lucro. Por isso o promotor deve selecionar os segmentos diretos ou indiretamente ligados ao conteúdo do evento.

(Ver reportagem de segmento direto!)

(Ver reportagem de parceria!)

Para atingir um sucesso ainda maior, é importante que o promotor obtenha o máximo de informações dos patrocinadores e o perfil de suas empresas, pois o patrocínio está relacionado diretamente com os objetivos da empresa e seus planos de marketing. Depois de identificado – crescimento, aquisição ou avaliação – o promotor deve estudar a estratégia de eventos da empresa estabelecendo valores para a exposição da marca, relacionamento e vendas. Os objetivos de marketing da empresa podem ser cultural, social, esportivo, etc.

É possível selecionar as empresas-target, após análise dos resultados das pesquisas referentes ao objetivo dos possíveis patrocinadores, que serão as primeiras a serem abordadas comercialmente.

Os critérios classificatórios para a ordem de abordagem comercial são: valor de imagem, relacionamento, potencial de investimento, histórico de investimento e alinhamento do evento. A seguir são estabelecidos “pesos” de importância para cada um destes itens, segundo o tipo de evento proposto e assim, chega-se ao ranking de prioridade.

Must win
São as empresas em potencial investidoras, interessantes ao promotor. Normalmente são poucas para que todos os envolvidos na organização e na venda do evento possam dar atendimento prioritário.

Exemplos de folhetos com patrocinadores e apoiadores:

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Palestra Cachaça em Minas

Convidamos a todos interessados na história da cachaça em Minas, desde sua fabricação até a participação no turismo, para participar da palestra:

Onde?
Na PUC - Praça da Liberdade, sala 05, 4º andar.
Quando?
Dia 12/05/08, segunda-feira.
Horário?
19:00
Palestrante?
Grazielle Cristina da Silva Pinto
- Turismóloga graduada no Centro Universitário Newton Paiva em 2008
- Cordenadora do Programa de Roteiros e Visitas á Fazenda Germana - Cachaça Germana/ Nova União
- Gerente da Agência DRINK TOUR - Receptivos turísticos/ Roteiros da cachaça
- Integrante da família produtora da Cachaça Germana
- Pesquisadora do tema "Cachaça e Turismo" e "Turismo Rural"- projeto de mestrado
Bônus?
Será oferecido um lanche para os participantes com sorteio de brindes.
Venham e participem...

Projeto Cultura Engarrafada

Para um melhor aprendizado, colocando na prática o estudo sobre eventos que temos postado em nosso blog, realizaremos uma palestra e uma feira sobre a Cachaça em Minas, trazendo cultura, curiosidades e atualidade.

É líquido dentro do vidro e conhecimento dentro da cabeça!

O próprio nome Cultura Engarrafada nos remete à história e tudo que envolve a existência da cachaça.

Eventos - Capítulo III

"Benefício aos patrocinadores e cotas de benefícios"

Baseado no livro de Maria Giacaglia.

Agora é hora de captar recursos para a realização do evento. Sendo assim, para ter apoio de patrocinadores e suas cotas é importante que sejam oferecidos benefícios que agradam o interesse de cada um deles.

Esses benefícios são formas distintas de expor a marca dos patrocinadores com a divulgação em rádio, televisão, mídia impressa, ou mesmo envio de convites e folders. No próprio evento, a marca pode aparecer em banners e folhetos a distribuir, ou painéis eletrônicos, telas projetadas, blocos de anotações, sorteio e brindes.

Algumas estratégias são boas para o sucesso do evento. As ações pós-evento, devem ter início antes, durante sua execução e após seu término, na intenção de obter uma fonte rica de dados sobre os convidados. De acordo com o interesse do patrocinador e as possibilidades do promotor, o envio de materiais antes do evento garante uma integração melhor dos participantes, assim como promover, após o evento, uma continuidade às discussões, resultados e torneios.

As atividades antes, durante e após, o gerenciamento dos negócios e a manutenção dos clientes, vai depender de uma boa estrutura e um bom planejamento da equipe promotora.

O cálculo do custo do evento deve ser estimado por 80% do custo levantado e 20% dos imprevistos. São inúmeros os gastos que se relacionam com o evento, temos: locação do espaço, infra-estrutura, palestrantes, filmagem, divulgações, decoração, etc.

Hoje em dia os eventos acontecem com maior freqüência, por isso há uma busca pela vantagem competitiva, promovendo a diferenciação nos serviços, atendimento e imagem. O cálculo é baseado no preço a definir, a margem pretendida e os custos estimados.

Quanto ao patrocínio, podemos ter apenas um ou mais patrocinadores. Cabe ao promotor estabelecer os valores a receber, se igualmente a todos ou diferenciando a cada um, de acordo com o porte da empresa.

Eventos - Capítulo II

"Estruturação da idéia de um evento em projeto"

Baseado no livro de Maria Giacaglia.

O resultado das definições de tema central, missão e objetivos explicam o conceito de evento. Temos o tema como identificação do evento, é ele que faz referência à idéia proposta e que poderá garantir o sucesso da venda. A missão é o conceito principal, e disponibiliza um parâmetro para aqueles que irão trabalhar no evento. Já o objetivo é o que se espera como resultado, segmentando-o por principal e secundário. Por isso é importante que estejam claras essas definições para que haja o interesse do patrocinador pelo evento.

A identificação do público revela a cara do evento, pois é a partir da expectativa do número de participantes e segmentação desse público, pessoas físicas ou jurídicas, que se define a forma de divulgação e a característica desse evento baseada na expectativa dos participantes.

Para isso, procura-se a melhor época para a realização, datas de outros eventos concorrentes, sazonalidade, atividades desenvolvidas de acordo com o objetivo e local. Este último tem que ter a cara do evento, analisando o custo benefício, sua infra-estrutura e serviços.

O evento pode contar com palestras, reuniões, entretenimentos (show, coquetéis, internet, atividades esportivas, etc) e estandes para exposição e venda.

E para que fique ainda mais organizado disponibilizar um programa com a data, horário, local conteúdo e atividades relacionadas.

Eventos - Capítulo I

"Geração, seleção e teste de idéias para eventos"

Baseado no livro de Maria Giacaglia.

As rápidas mudanças no mercado vêm obrigando as empresas a repensarem seu modelo de negócio e suas estratégias. No setor de eventos, torna-se evidente a necessidade da busca por projetos criativos e diferenciados para vencer a concorrência.
Três etapas a considerar para identificação da melhor idéia:

Geração de idéias -> Seleção das idéias -> Teste e avaliação das idéias selecionadas

Em uma empresa podem surgir interna e externamente, por:

FONTES INTERNAS
Caixa de sugestões

Pesquisas internas
Equipe de vendas
etc...

FONTES EXTERNAS
Clientes
Concorrência
Parceiros e fornecedores
etc...

O processo de seleção dessas idéias é analisado levando em consideração a demanda, quais são seus aspectos externos à empresa, concorrência e valores de receita que ela pode proporcionar. É analisado também

de acordo com a competência interna da empresa, sua capacidade técnica de execução da idéia, existência de recursos e parceiros, custo de viabilidade, competitividade e adequação à impresa.
O quadro em anexo explica a seleção de idéias segundo critérios de demanda e competência interna.

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Eventos - Introdução

"Como criar, estruturar e captar recursos"
Baseado no livro de Maria Giacaglia.

A leitura da obra é um subsídio na geração, estruturação e venda de projetos de eventos. Este setor teve um rápido e grande desenvolvimento na década de 90. No Brasil não foi diferente com a realização da primeira feira da Indústria Têxtil em 1958.
O número e a diversidade desses eventos cresceram de maneira a ocasionar mudanças significativas, mas a qualidade na organização não acompanhou este aumento.
Surgiram então requisitos e conhecimentos necessários para organizar um evento, sem esquecer das novas exigências.
As etapas são: formulação da idéia; estruturação do projeto; identificação, seleção e priorização de provedores de recursos; resultado de arrecadação desses recursos; planejamento e plano de ataque; apresentação do projeto; execução; avaliação (feed back) e venda de novo evento.

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Aqui se inicia....

Hoje se dá início ao Blog de:
Cristina
Felipe
Franklin
Giselle
Yara
para a disciplina de Eventos da Escola Superior de
Turismo PUC Minas.